ההבדל בין חשבונית מס לקבלה - מה צריך לדעת

אחד הנושאים שמבלבלים בעלי עסקים רבים בישראל הוא ההבדל בין חשבונית מס לקבלה. למרות שלשני המסמכים תפקיד פיננסי, הם משמשים למטרות שונות לחלוטין ויש להם דרישות חוקיות שונות. במאמר הזה נסביר את ההבדלים, נפרט מתי להשתמש בכל מסמך, ונעזור לכם להימנע מטעויות נפוצות.

מהי חשבונית מס?

חשבונית מס היא מסמך חשבונאי שמנפיק עוסק מורשה (או חברה) כאשר הוא מספק שירות או מוצר ללקוח. החשבונית מתעדת את העסקה ומשמשת כבסיס לדיווח מע״מ. חשבונית מס מציינת את סכום העסקה בנפרד מסכום המע״מ, כך שהלקוח יכול לראות בדיוק כמה מע״מ הוא משלם. חשבונית מס היא מסמך התחייבות — היא מראה שהספק סיפק שירות או מוצר ושהלקוח חייב לשלם.

מהי קבלה?

קבלה היא מסמך שמאשר קבלת תשלום. כלומר, בעוד שחשבונית אומרת "אתה חייב לי כסף", קבלה אומרת "קיבלתי ממך כסף". הקבלה מונפקת לאחר שהתשלום בפועל התקבל — בין אם במזומן, בהעברה בנקאית, בצ׳ק או באשראי. חשוב להבין: קבלה אינה מחליפה חשבונית מס, ולהפך.

חשבונית מס / קבלה — המסמך המשולב

בפועל, עסקים רבים בישראל משתמשים במסמך משולב הנקרא "חשבונית מס / קבלה". מסמך זה משלב את שני התפקידים: הוא גם מתעד את העסקה (כמו חשבונית מס) וגם מאשר את קבלת התשלום (כמו קבלה). השימוש במסמך משולב הוא נפוץ מאוד ומקובל על רשויות המס, והוא מפשט את התהליך במיוחד כשהתשלום מתבצע מיד בעת מתן השירות.

מתי מוציאים חשבונית מס?

חשבונית מס מוציאים כאשר:

• סופק שירות או מוצר ללקוח.
• הלקוח עדיין לא שילם (תנאי תשלום שוטף + 30, לדוגמה).
• יש צורך לתעד את העסקה לצורכי מע״מ.
• הלקוח מבקש חשבונית מס כדי לנכות מע״מ תשומות.

חשוב: עוסק מורשה חייב להנפיק חשבונית מס תוך 14 יום ממועד אספקת השירות או המוצר, גם אם הלקוח טרם שילם.

מתי מוציאים קבלה?

קבלה מוציאים כאשר:

• התקבל תשלום מלקוח — בכל אמצעי תשלום.
• התקבל תשלום חלקי (מקדמה).
• התקבל תשלום עבור חשבונית שהונפקה בעבר.

חובה להנפיק קבלה מיד עם קבלת התשלום, ולא יאוחר מסוף יום העסקים שבו התקבל התשלום.

הבדלים עיקריים בטבלה

להלן סיכום ההבדלים המרכזיים:

• מטרת המסמך: חשבונית מס מתעדת עסקה והתחייבות לתשלום. קבלה מאשרת קבלת תשלום בפועל.
• מועד הנפקה: חשבונית — עד 14 יום מאספקת השירות. קבלה — מיד עם קבלת התשלום.
• ניכוי מע״מ: חשבונית מס מאפשרת ללקוח לנכות מע״מ תשומות. קבלה לבדה אינה מספיקה לניכוי מע״מ.
• פירוט מע״מ: חשבונית מס חייבת לפרט את סכום המע״מ בנפרד. בקבלה אין חובה כזו.

טעויות נפוצות שכדאי להימנע מהן

הנה כמה טעויות נפוצות שבעלי עסקים עושים:

• הנפקת קבלה במקום חשבונית מס — קבלה אינה מחליפה חשבונית. אם הלקוח צריך מסמך לניכוי מע״מ, חייבים להנפיק חשבונית מס.
• שכחה להנפיק קבלה — גם אם הנפקתם חשבונית מס, כשהתשלום מתקבל חובה להנפיק קבלה (או חשבונית מס/קבלה משולבת).
• בלבול בין המסמכים — ודאו שאתם יודעים בדיוק מה כל מסמך מייצג והשתמשו בו בהתאם.

סיכום

ההבדל בין חשבונית מס לקבלה הוא פשוט ברגע שמבינים אותו: חשבונית מתעדת את העסקה, קבלה מאשרת את התשלום. שימוש נכון בשני המסמכים הוא חובה חוקית ומאפשר ניהול פיננסי תקין של העסק. עם מערכת כמו Refly, תוכלו להנפיק את שני סוגי המסמכים בקליק אחד, עם מספור אוטומטי ושמירת היסטוריה מלאה.